Pandemia Covid-19 spowodowała szereg zmian w codziennym funkcjonowaniu wielu firm, które muszą borykać się ze spadkiem obrotów oraz nierzadko także z koniecznością całkowitego przeorganizowania pracy. Aby przetrwać najtrudniejszy okres i utrzymać płynność finansową, przedsiębiorcy chwytają się wszelkich sposobów na wygenerowanie oszczędności. Poniżej podpowiadamy, jak obniżyć koszty drukowania, czyli procesu, który dotyczy praktycznie każdego przedsiębiorstwa.
Elektroniczny obieg dokumentów
Najprostszym sposobem na wygenerowanie oszczędności jest ograniczenie drukowania do niezbędnego minimum poprzez przestawienie firmy na elektroniczny obieg dokumentacji. W czasie pandemii koronawirusa wymiana dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wewnętrznych systemów informatycznych firmy jest w zasadzie konieczna, ponieważ większość pracowników biurowych pracuje zdalnie ze swoich domów. Ponadto taki obieg dokumentacji nie wiąże się z ryzykiem zakażenia, tak jak w przypadku tradycyjnej, papierowej korespondencji.
Elektroniczny obieg dokumentów wymaga zastosowania odpowiedniego oprogramowania, które pomoże w zarządzaniu dokumentami, ale także zapewni im bezpieczeństwo. Na rynku istnieje wiele profesjonalnych programów dla firm, które często połączone są z programem do fakturowania lub CRM. Wśród nich są również rozwiązania darmowe, które nie wiążą się z koniecznością ponoszenia żadnych inwestycji.
Tanie materiały eksploatacyjne – zamienniki do drukarek
Całkowita rezygnacja z drukowania dokumentów jest praktycznie niemożliwa w żadnej firmie. Niektóre umowy, faktury, czy inne ważne dokumenty muszą mieć swoją formę fizyczną w celach archiwizacyjnych lub z powodu wymagań ze strony kontrahentów. Bez względu na ilość generowanych druków warto ograniczyć wydatki na materiały eksploatacyjne. Dotyczy to w szczególności takich materiałów jak tonery i tusze do drukarek, które w wersjach oryginalnych są bardzo drogie. Ich zakup jest całkowicie nieekonomiczny, jeśli na rynku dostępne są zamienniki do drukarek, które zapewniają równie dobrą jakość druku jak oryginały, ale kosztują co najmniej połowę mniej. Tanie materiały eksploatacyjne do drukarek znajdziemy w sklepie Artjet, przed zakupem pamiętajmy, aby dokładnie sprawdzić kod pojemnika, wówczas bez trudu odszukamy w sklepie pasujący wkład do drukarki.
O ile w przypadku tonerów stosowanie zamienników się opłaca, o tyle nie warto oszczędzać na papierze. Najlepiej stosować ten markowy i o odpowiedniej gramaturze, ponieważ ten gorszej jakości negatywnie wpływa na podzespoły drukarki. W czasach, gdy każdy grosz się liczy, awarie sprzętu z tak błahego powodu jak papier, nie są nikomu potrzebne.
Ekonomiczne drukowanie
Pod tym względem w firmach dochodzi do prawdziwego marnotrawstwa pieniędzy, ponieważ z reguły pracownicy nie przejmują się szybkością zużycia tuszu i drukują dokumenty bez ingerencji w szczegółowe ustawienia parametrów drukowania. Tymczasem wiele dokumentów wewnętrznych nie musi być wydrukowanych w pełnym kolorze i w najwyższej jakości. W ustawieniach są ekonomiczne opcje drukowania, takie jak druk obustronny, druk roboczy lub druk wyłącznie w kolorach szarości, które pozwalają oszczędzić sporą ilość tuszu. Warto wykorzystywać takie możliwości oszczędnego drukowania, nawet jeśli stosuje się zamienniki do drukarek.
