Prowadzenie działalności gospodarczej w dzisiejszych czasach nie jest prostym zadaniem. Liczne obowiązki, które należy spełnić oraz cykliczne formalności księgowe i kadrowe powodują, że wiele osób nie decyduje się na rozpoczęcie własnego biznesu. Nie ma się czemu dziwić, wiele obaw, wiele obowiązków, a zarobki przynajmniej na początku nie są wielkie, a nawet w części przypadków trzeba się liczyć ze stratami. Istotnym jest więc, aby wybrać pomocników, którzy odciążą właściciela firmy, jak również zoptymalizują podatki. W tym poradniku podpowiemy, jak zabrać się do wyboru biura rachunkowego.
Kompetencje, to najważniejszy aspekt
Nie ulega wątpliwości, że kompetencje to kluczowa kwestia. Mało doświadczeni księgowi mogą popełniać więcej błędów. Niestety za każdy taki błąd przyjdzie słono zapłacić. Niedotrzymanie terminów lub błędy w rozliczeniach mogą skutkować dodatkowymi opłatami – odsetkami lub karami, które musi opłacić przedsiębiorca.
Wybierając optymalne biuro rachunkowe należy przygotować sobie zestaw pytań i zadać je na pierwszym spotkaniu lub podczas pierwszej rozmowy telefonicznej. Już na tym etapie możemy ustalić, czy mamy do czynienia z fachowcem, czy z osobą, która nie jest w temacie. Dobrze jest zapytać o kwestie, które będą dotyczyły bezpośrednio Twojej firmy. Dla przykładu, jeżeli będziesz prowadzić sprzedaż na rzecz klientów z innych krajów, zapytaj o to, jak wygląda rozliczanie i na jakie wsparcie możesz liczyć ze strony biura rachunkowego. Udzielonej odpowiedzi możesz przypisać punktację wedle uznania, wówczas można łatwo zrobić zestawienie biur rachunkowych z którymi się kontaktowałeś i wybrać 2-3 najlepsze, które przejdą do finalnego etapu.
Kompetencje to również certyfikaty księgowe. Wiele lat temu księgowy mógł zdobyć certyfikat wydawany przez Ministerstwo Finansów. Był to egzamin państwowy, który bez gruntownej wiedzy nie można było zdać. Wprawdzie certyfikat nie jest już wydawany i nie można w żaden sposób go zdobyć, to jednak osoby posiadające takie potwierdzenie powinny być w szczególnym kręgu zainteresowania. Certyfikat jak to certyfikat, potrzebne jest również bycie w temacie, śledzenie aktualności oraz ciągłe doszkalanie się, bo bez tego ani rusz, czy to w biurze rachunkowym, czy w innej działalności wymagającej aktualnej wiedzy.
Lokalizacja biura rachunkowego
Jeżeli prowadzisz firmę w Będzinie, to w kręgu Twoich zainteresowań będzie biuro rachunkowe obsługujące firmy z Będzina lub biuro fizycznie zlokalizowane w miastach sąsiadujących. Jest to dość logiczne, ponieważ przedsiębiorca może chcieć samodzielnie fizycznie dostarczać dokumenty księgowe do biura. Osoby, które chcą też „pogadać” będą widziały w tym sens. Wiedzieć jednak trzeba, że dzisiaj wiele biur rachunkowych prowadzi księgowość w większości zdalnie, gdzie wszelkie dokumenty dostarcza się w formie elektronicznej, zatem nie jest konieczne wybieranie biura ściśle ze swojej okolicy, może to być nawet drugi koniec Polski, najważniejsze są kompetencje i to one powinny być na pierwszym planie, podczas wyboru optymalnego biura rachunkowego.
Zakres usług biura rachunkowego
Podczas wyboru będzie miało znaczenie jaki zakres usług świadczy biuro rachunkowe. W małych biurach możemy spotkać się z sytuacją, że będą świadczone usługi wyłącznie w zakresie księgowości i pokrewne np. doradztwo podatkowe. Jeśli Twoja firma zatrudnia pracowników oczywistym jest, że będą potrzebne także usługi kadrowo-płacowe więc musisz szukać biura, który ma większy wachlarz usług, no chyba że chcesz mieć księgowość w jednej firmie, a kadry i płace w innej, tak też można, tylko czy to jest poręczne? Raczej nie!
Ważnym tematem są również usługi dodatkowe, jak na przykład pozyskiwanie lub rozliczanie dotacji, z Urzędu Pracy, czy unijnych środków w ramach programów pomocowych. Dobrze zapytać przed podjęciem współpracy również o kwestie zakresu obowiązków biura rachunkowego i czy z tymi usługami wiążą się dodatkowe koszty np. nie każde biuro rachunkowe wlicza w koszt obsługi reprezentację przed urzędami skarbowymi. Jest to logiczne, ponieważ ceny paliwa ogromnie wzrosły i dojazd do urzędu oddalonego o 100 kilometrów, czy nawet więcej będzie swoje kosztował i musi odnaleźć swoje odbicie poza rachunkiem za prowadzenie księgowości.
