Istnieje wiele powodów, które powinny zmusić cię do zastanowienia nad zmianą biura rachunkowego. Kiedy tego dokonać i jak przeprowadzić ten proces, aby był on jak najmniej uciążliwy.
Płacisz zdecydowanie za dużo
Księgowość nie musi być kosztowna. Jeśli myślisz, że możesz płacić mniej za podobną jakość i zakres usług, to czas się rozejrzeć za nowym biurem. Poszukaj księgowego, który oferuje różnorodne pakiety, najlepiej w stałej miesięcznej subskrypcji, co pozwoli ci wybrać ten, który jest dla ciebie odpowiedni – w przeciwnym razie będziesz płacić za usługi, których nie potrzebujesz. Poświęcanie czasu na wizytę u księgowego to dodatkowe koszty oraz czas, który można spędzić na zarabianiu pieniędzy. Przełącz się na biuro księgowe online, a będziesz mógł zadzwonić lub wysłać e-mail, gdy zajdzie taka potrzeba, bez konieczności odwiedzania biura księgowego przy każdej okazji.
Pierwsze kroki
Wiele firm niechętnie kończy współpracę z dotychczasowym biurem księgowym. W końcu te jest w posiadaniu wszystkich informacji finansowych dotyczących ich firmy – zebranie tego wszystkiego, a następnie przekazanie ich nowemu księgowemu może wydawać się żmudnym zadaniem. Po pierwsze, sprawdź warunki umowy. Często istnieje okres wypowiedzenia, w którego trakcie musisz skorzystać z usług księgowego, zanim będziesz mógł odejść (i przestać im płacić). Odchodząc, należy zawsze powiadomić biuro księgowe i wysłać im wypowiedzenie. Nie musisz tego robić samodzielnie. Nowe biuro może ułatwić ten proces, wysyłając profesjonalne pismo z prośbą o wszystkie istotne dokumenty i informacje dotyczące twojej działalności. Jeśli dotychczasowe biuro księgowe nie otrzyma tego powiadomienia, proces zmiany może potrwać dłużej. Pamiętaj bowiem że bez wyraźnego życzenia okazanego na piśmie, biuro księgowe wręcz nie ma prawa wydawać osobie trzeciej twojej dokumentacji.
Pismo zezwalające
Profesjonalne pismo zezwalające to korespondencja, którą nowe biuro księgowe wyśle do starego księgowego, aby „poprosić o pozwolenie” na przyjęcie cię jako klienta. To także świetna okazja, aby uzyskać wszelkie dokumenty i formalności, które są w posiadaniu dotychczasowego biura księgowego. Nowe biuro księgowe może też chcieć sprawdzić, czy jest jakiś powód, dla którego nie powinni przyjmować cię jako klienta. Najczęściej jest to jednak czysta formalność. Nowe biuro powinno dostać wgląd w pełne sprawozdanie finansowe (ze szczegółowym rachunkiem zysków i strat), w tym koniec roku. Jeśli to konieczne, to dotychczasowe biuro winno wysłać wszelkie analizy środków trwałych, należności handlowych, rezerw na długi nieściągalne, dane dotyczące innych dłużników, przedpłat, wierzycieli handlowych, rozliczeń międzyokresowych, innych wierzycieli i ruchów na rachunku kapitałowym. W szczególnych przypadkach ważne są szczegóły wszelkich umów kupna na raty lub leasingu finansowego wraz z odpowiednimi obliczeniami. Uzgodnienie bankowe w odniesieniu do wszystkich rachunków i wszelkie informacje, które mają wpływ na przyszłą kondycję finansową firmy.
Na które biuro zmienić?
Zmiana biura rachunkowego zawsze jest trudną decyzją. Jeżeli już następuje, musimy podjąć rozważną decyzję o wyborze nowego. Pierwszą kwestią jest odpowiedź na pytanie, czy potrzebujemy biura księgowego z miasta, w którym prowadzimy firmę, czy też możemy pozwolić sobie na zatrudnienie kogoś z daleka. Idealne biuro rachunkowe obsługujące firmy z Czeladzi i okolic może znajdować się nawet 50-100 km od lokalizacji twojej firmy. Zadaj sobie pytanie, czy spotkania w ich biurze są koniecznością. W dobie, kiedy przez Internet można załatwić większość spraw, zawsze można umówić się na spotkanie wirtualne z księgowym, nie ma potrzeby wizytowania jego biura. W ten porosty sposób oszczędzasz czas, nie tracąc na jakości obsługi księgowej.
Kolejnymi kwestiami są między innymi tematy związane z posiadaniem przez biuro rachunkowe ubezpieczenia OC oraz certyfikatu Ministerstwa Finansów. Tego typu elementy są istotne przy wyborze nowego usługodawcy. Biuro posiadające OC dostarcza tobie dodatkową warstwę ochrony, jak również swoją postawą daje znać, że profesjonalnie podchodzi do świadczonych usług. Z kolei certyfikat MF potwierdza kompetencje pracowników biura rachunkowego.
